¿Qué es y como tener una firma electrónica o digital?

¿Posees una empresa y sigues haciendo tus operaciones financieras/fiscales con papel? Si es así déjanos decirte que los tiempos han cambiado. Hemos pasado a la era de 0 papeles. Acá te mostramos la mejor alternativa a esos importantes contratos plasmados en una simple hoja ¡Sigue leyendo!

¿Qué es una firma electrónica?

En firma plus la firma electrónica es una aplicación que permite optimizar el proceso de firma de documentos volviéndolos completamente electrónicos, sin necesidad de usar el papel.

Se le describe como una agrupación de datos electrónicos como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas con el objetivo de identificar a una persona dando por hecho algún contrato. Su uso es:

Aclarar la validez del documento firmado, los datos ingresados son únicos y exclusivos, proporcionados de manera diferente a cada prospecto. Volviendo a la firma totalmente segura. Dicha firma está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

Asegurarse siempre de que el documento firmado no sufra ningún desplazamiento o error de validación.

Lo curioso de esta es que tiene el mismo resultado que una manuscrita, con la diferencia de que su método de uso es otro, no lo haces en físico después de todo, sino de forma electrónica. Toda esta información está respaldada por la ley  527 de 1999. O tambien puedes ir directamente a secretariasenado.gov.co

¿Cuáles son los beneficios de una firma electrónica?

• ¿Puedo firma usando mi celular? ¡Por supuesto que si! Al tener un teléfono celular y contactar con nosotros se te hará llega tu clave temporal vía SMS o correo electrónico de forma sencilla.
• Todas las operaciones son realizadas de manera digital, con o sin celular estamos al alcance de tu mano.
• Software completamente seguro
• Total usó sin importar tu ubicación
• Un programa de cero papeles

Cómo hacer una firma electrónica

Obtener una firma electrónica es muy sencillo. Tal vez puedes estar leyendo palabras como claves criptográficas, contraseña OTP, y puede que se haga un poco difícil de entender, y por eso estoy acá ¡Para decirte que es lo contrario!, después de todo para poseer obtener una firma electrónica solo necesitas:

• Documento de identidad
• Un celular o correo electrónico

¡Así de simple!

Te explicamos el proceso:

Luego de solicitar tu firma te llegara el código OTP (es una clave temporal) para utilizarla con el documento que quieras firmar. Después de esto la firma queda estampada en el documento volviéndolo infrangible y 100% seguro.

¡Eso es todo! Seas o no de Colombia podrás recibir los grandes beneficios de tener tu firma electrónica.

¿Cómo sé si la firma electrónica es totalmente segura?

Tal vez esta pregunta ronde mucho por tu cabeza al tener tu firma electrónica, y estamos aquí para explicarte paso a paso todos los detalles:

1. Abrir el documento en un editor PDF, recomendamos Adobe Reader, después de todo es el que siempre usamos.
2. Visualizar el certificado, en la parte superior aprecen los datos a comprobar. En nuestro caso será Risk monitor SAS, y el titular de dicha firma. Ademas, verificar que en el documento indique“No se admiten cambios” y las características de no repudio.
3. ¡Listo!

¿Cómo es una Firma electrónica?

A pesar de ser un proceso 100% electronico al aplicarlo es mas sencillo de lo que parece, al final de cada documento se administran los siguientes datos:

• Nombre

• Tipo de documento

• Número de documento

• E – firma ID (numero de identificacion de la firma)

• Nro. de transaccion

• Fecha y hora

La siguiente imagen es un ejemplar de lo explicado anteriormente

¿Cómo funciona una firma electrónica?

¿Qué es una firma digital?

La firma digital es una función criptográfica que permite recibir un mensaje firmado de forma digital e identificar a una persona y lograr que este mensaje no haya sido alterado. Sus patrones son seguros aunque totalmente diferentes al de una firma electrónica.

Es la firma digital quien evita que nuestros documentos sean expuestos o desplazados hacia otra persona.

¿Cómo hacer una firma digital?

Primero que todo, se le debe solicitar un formulario y la documentación correspondiente a una entidad avalada por la ONAC, ellos se encargaran de crear la firma digital y le enviaran el token y los archivos correspondientes. El tiempo de generación del token es de 1 – 10 días.

Si te preguntas que es este token del que hablamos más abajo está la respuesta en preguntas frecuentes.

¿Cuál es la diferencia entre ambas?

Esto no es un duelo de Firma electrónica vs. Firma digital solamente es un punto muy importante que se debe aclarar. Muchos piensan que son lo mismo, pero NO, no lo son. Esta se asemeja a la otra, con la diferencia de que necesita un certificado digital emitido por un ente certificador de la ONAC. Puedes seguir indagando sobre este tema en la ley 527 de 1999.

Ambas tienen la misma fuerza y efectos que una manuscrita, excepto que en la electrónica se genera una clave temporal que caduca en pocos minutos, en cambio, la digital es aquella firma emitida por una empresa. Además de que su tiempo de creación es de 1 a 10 días.

Preguntas frecuentes:

¿Debo tener mi firma electronica en este momento?

No obligatoriamente (dependiendo de tu situación), esta debe solicitarse justamente antes de firmar debido a que se genera una clave única para mayor seguridad de muy poca duración.

¿Puedo firmar electrónicamente con un PDF?

Por supuesto que sí. Puedes emplear ambas firmas, debido a que con la electrónica puedes vincular a la persona directamente con el documento a firmar: y con la digital le darías características de no repudio para brindar mayor seguridad a los documentos del titular.

¿Qué es un token?

Es un término aplicado a la seguridad de datos refiriéndose a la sustitución de alguna información vulnerable por otra no vulnerable denominada token.

¿Aún tienes dudas sobre nuestra firma electrónica? ¡Solicita tu demo!, o si necesitas ayuda puedes comunicarte con nosotros vía WhatsApp